2015-10-18 마지막 편집

비서

개요

비서는 상사가 보다 능률적으로 최대한의 업무성과를 올릴 수 있도록 일정을 계획, 관리, 조정하며, 최적의 조건에서 업무를 수행할 수 있도록 보좌하는 자를 말한다. 단순 업무보조 역할을 수행하는 비서와 숙련된 사무능력을 바탕으로 상사를 보좌하는 관리비서 형태를 취하고 있다. 전문비서는 소속된 기관에 따라 법률비서, 의료비서, 협회비서, 교육연구비서, 종교비서, 회계비서, 외국대사관비서 등으로 세분화된다. 이들은 국내외 일반 기업이나 정부기관, 금융기관, 언론계 등 넓은 분야로 진출할 수 있으며, 국회의원과 같은 정치가의 비서로 활약하고 있는 사람도 많이 있다.

비서는 주로 상사의 일정을 계획하고, 외부에서 걸려오는 전화를 신속히 판단하여 적절한 조치를 취하거나 다른 담당자에게 연결하며, 상사가 최적의 조건에서 업무를 수행할 수 있도록 보좌한다. 상사의 일정관리, 문서작성 및 각종 자료정리, 대, 내외 행사준비, 관련 기관과의 연락사항 전달, 사무실 정리정돈, 전화수신, 발신담당, 내방객 접대, 외부심부름, 자료복사 등 조력업무를 수행하기도 한다. 필요한 자료를 추출, 기록, 정리, 분류하고 브리핑하기도 한다.

관리비서는 기술적인 전문용어나 관련 절차들에 대한 지식을 필요로 하는 전문화된 분야의 비서이다. 이들은 각 분야에서 전문적인 행정 및 관리의 실무자로서 상사에게 필요한 정보를 종합, 정리하여 필요한 부분만을 상사에게 보고하는 보좌역할을 수행한다. 상사의 회의참석시 함께 참석하여 회의록을 작성하고, 신문이나 잡지 등 상사에게 필요한 사항을 정리하여 브리핑한다. 관리비서 중 법률비서는 개인법률사무소, 합동변호사 사무실 등에서 법률관련 문서처리와 소송문의 및 의뢰인의 문의에 대응하기도 한다.

전문비서는 정치, 경제, 외교 산업의 각 분야에서 전문적인 행정 및 관리의 실무자로서 상사의 보좌역할을 수행한다.

이외에도 종교비서는 종교지도자의 대외활동 보좌, 종교단체의 행정적, 금전적 업무처리, 신자들에 관한 자료관리 등의 업무를 수행하며, 의료비서는 병원, 연구소 등에서 전문경영인을 보좌한다. 교육연구비서는 학교 행정업무책임자를 보좌하거나 학교 부설연구소에서 근무한다. 국회비서는 국회의원 및 지방의회의원 사무실에서 별정직 공무원 신분으로 의원을 보좌하고, 유권자들에 대한 정보를 관리한다. 공공기관비서는 행정업무에 관한 지식을 바탕으로 관공서나 공공기관의 책임자를 보좌한다. 아울러 대사관비서는 주한 외국대사를 보좌하며 귀빈 방문시 영접에 필요한 제반사항을 담당한다.

하는일

관리비서

전문비서

적성 및 흥미

사무절차를 이해하고 적용할 수 있는 학습능력과 뛰어난 기억력, 정확한 의사전달능력 등이 필요하다. 컴퓨터 활용 능력과 외국어 구사 능력도 있어야 한다. 상사 및 업무와 관련된 사항을 절대 외부에 유출해서는 안 되므로 철저한 직업정신, 책임감이 요구된다. 타인에 대한 배려, 신뢰감을 줄 수 있는 태도를 갖추어야 한다.

준비방법

일반적으로 전문대학 졸업 이상의 학력이 요구되며, 대기업이나 외국계 회사에서는 4년제 대학교 정도의 교육이 요구된다. 관련 정규교육 과정은 비서 일반, 비서 실무 등의 교과목을 가르치는 고등학교 및 대학(교)의 비서학과, 비서행정과, 국제비서과 등이 있다. 관련 학과에 진학하면 정보 및 사무 관리에 대한 전문지식과 워드프로세서, 엑셀 등의 컴퓨터교육과 외국어교육 등을 체계적으로 받을 수 있다. 컴퓨터 활용능력과 어학실력을 갖추면 취업에 유리하며, 외국계 기업에서 일하기 위해서는 관련 언어로 문서작성과 회화를 할 수 있어야 한다.

한국비서협회나 일부 대학의 사회교육원, 사설학원의 전문비서교육과정 등을 통해 전문비서가 되기 위한 교육훈련을 받기도 한다. 관련 자격증으로는 대한상공회의소가 주관하는 비서(1, 2, 3급)가 있으며, 세계비서협회 IAAF에서 주관하는 CPS(the Certified Professional Secretary)가 있다. 또한 전문비서가 되려면 컴퓨터활용능력과 어학실력을 갖추면 취업 시 유리하다. 비서(1,2,3급)자격증은 대한상공회의소가 주관하는 시험으로 최고경영자에 대한 보좌능력을 평가하는 국가기술자격시험이다. 국제비서자격증(CPS ; the Certified Professional Secretary)은 세계비서협회 IAAF(International Association of Administrative Professionals)가 인증하고 세계 20개국에서 동시 시행되고 있는 국제비서자격(CPS)이다.

학력 분포

중졸이하 (0%), 고졸 (13%), 고졸 후 교육이수 (3%), 전문대졸 (65%), 대졸 (18%), 대학원졸 (0%), 박사졸 (0%)

전공학과 분포

인문계열 (24%), 사회계열 (54%), 교육계열 (3%), 공학계열 (13%), 자연계열 (3%), 의학계열 (0%), 예체능계열 (3%)

임금정보

조사년도:2013년, 임금 하위(25%) 2400만원, 평균(50%) 2800만원, 상위(25%) 3200만원

비서 자격증

자격 개요

경영진이 경영능력을 최고로 발휘하기 위해서는 어학능력, 경영이론, 사무실무, 대인관계 등 다방면의 전문지식을 바탕으로 업무보좌능력을 갖춘 비서진이 필요하다. 때문에 최고경영자의 업무를 보조하고 수행할 수 있는 전문인력의 수요증가에 대응하면서, 그 보좌능력을 객관적으로 검증ㆍ평가하기 위하여 비서 자격제도를 국가기술자격으로 제정하였다. 과거에는 비서라 하면, 특별한 전문기능을 요구하기 보다는 별다른 기술 없이 수려한 외모만을 기준으로 선발하고, 단순한 업무만을 처리하는 것으로 인식 되었으나, 최근에는 각종 사내 업무를 유연하게 처리할 수 있는 능력과 기술이 요구되는 자격으로 그 인식이 전환되어 전문직으로 평가받고 있다. 정규교육 과정으로는 상업계 고등학교에서 비서 일반, 비서 실무 등의 교과목을 가르치고 있으며, 대학에 비서학과, 비서행정과, 국제비서과 등이 개설되어 있다. 관련학과에서는 정보 및 사무관리에 대한 전문지식과 워드프로세서, 엑셀 등 컴퓨터, 외국어 등의 실무교육을 제공하고 있기도 하다. 아울러 한국비서협회(전문비서능력계발 프로그램) 또는 이화여대 전문직업개발원(전문비서교육과정), 사설 학원 등에서 관련교육을 받을 수 있다.

응시자격

응시자격에는 제한이 없다. 연령, 학력, 경력, 성별, 지역 등에 제한을 두지 않는다.

시험과목 및 검정방법(비서1급)

구분 시험과목 검정방법 및 시험시간
필기시험 ① 비서실무
② 경영일반
③ 사무영어
④ 사무정보관리
객관식 80문항(80분)
실기시험 워드프로세서, 컴퓨터활용능력, 한글속기, 전산회계운용사 종목 중 택일 선택한 종목 기준에 따름

시험과목 및 검정방법(비서2급)

구분 시험과목 검정방법 및 시험시간
필기시험 ① 비서실무
② 경영일반
③ 사무영어
④ 사무정보관리
객관식 80문항(80분)
실기시험 워드프로세서, 컴퓨터활용능력, 한글속기, 전산회계운용사 종목 중 택일 선택한 종목 기준에 따름

시험과목 및 검정방법(비서3급)

구분 시험과목 검정방법 및 시험시간
필기시험 ① 비서실무
② 사무정보관리
③ 사무영어
객관식 60문항(60분)
실기시험 워드프로세서, 컴퓨터활용능력, 한글속기, 전산회계운용사 종목 중 택일 선택한 종목 기준에 따름

합격 기준

우대

국가기술자격법에 의해 공공기관 및 일반기업 채용 시 그리고 보수, 승진, 전보, 신분보장 등에 있어서 우대받을 수 있다.

참조

취업

국내외 일반기업이나 정부기관, 금융기관, 언론계 등 매우 다양한 분야에서 활동할 수 있다. 채용은 일반적으로 공개채용 및 추천에 의해 이루어진다. 일의 수행능력과 경력에 따라 비서실장, 비서팀장, 비서과장, 수행비서가 될 수 있다. 중소기업과 같이 작은 기업의 비서는 자격증이 없어도 취업이 될 수 있지만, 대기업이나 대통령실 비서는 전문비서로 비서자격증이나 컴퓨터자격증, 외국어자격증이 있을수록 유리하다 전문비서를 포함한 비서의 종사자수는 26,000명이며, 이 가운데 임금근로자는 26,000명(99.9%)이다. 전문비서를 포함한 비서의 성비는 여자 74.9%, 남자 25.1%이며, 평균 연령은 31.6세이다. 전체적으로 평균 14.7년의 학력을 보유하고 있으며, 평균 계속 근로연수는 5.2년이다(자료: 2011-2012 Job Map).

직업전망

산업사회가 고도화됨에 따라 기업의 경영관리 및 운영이 복잡해지고 있어 경영자의 업무를 효율적으로 보좌하는 비서의 역할이 중요해졌다. 그러나 비서의 서비스 대상인 임원들의 정보탐색능력과 컴퓨터 활용능력이 향상되면서 비서의 역할은 차츰 줄어들 수 있다. 또한 이전에는 주요 임원이나 고위직 간부마다 비서가 1명씩 할당되었으나 점차 간부 여러 명의 비서 업무를 한 명의 비서가 담당하는 추세로 되어 가는 것도 비서의 일자리 창출에 부정적이라 할 수 있다. 특히 사무자동화와 다기능 근로자를 선호하는 추세에 따라 단순히 상사의 업무를 보조하는 비서는 인건비 절약차원에서 비정규직으로 채용하는 경향이 늘어날 수 있고, 경기가 침체되면 우선 해고 대상이 될 수 있기 때문에 고용 안정에 위협을 받을 수 있다.

관련직업

분류 관리, 경영, 금융, 보험 > 경영, 회계, 사무관련직
관련학과 경영정보과, 경영학과, 경제학과, 문헌정보과, 문헌정보학과, 비서행정과, 비서학과, 인터넷정보학과, 통계학과
관련자격 비서 1,2,3급(국가기술)
한국비서협회 http://www.kaap.org